Reuniões de trabalho estão presentes no dia a dia de todos os empreendedores e são imprescindíveis para a equipe de uma empresa, ajudam nas tomadas de decisões, alinham estratégias e estabelecem uma comunicação com o time. No entanto, reuniões podem se tornar cansativas ou, ainda pior, dispersar e estimular a distração do pessoal envolvido.
Existem algumas dicas que o ajudarão a tornar os encontros de trabalho mais construtivos, proveitosos para a empresa e para os participantes. Confira a seguir 5 dicas que você precisa para saber organizar uma boa reunião.
Definição de pauta/preparação de materiais
Ainda que você e sua equipe tenham muito o que discutir, defina uma pauta para a reunião e prepare todos os materiais necessários com antecedência. Anote os tópicos que precisam para que as discussões ocorram de maneira ordenada e objetiva. Ao marcar o encontro, informe o que a reunião abordará e quais os objetivos, ou melhor, quais os resultados/respostas devem ser extraídos no final do encontro.
Tempo de duração
Estabelecer um horário de início e término para os encontros de trabalho é uma dica de ouro para torná-los mais objetivos, produtivos e com equipe motivada. Afinal, ninguém gosta de ir para uma reunião que deveria durar uma hora, mas acaba se estendendo por mais de duas.
Determinar o tempo de duração também contribui para manter os participantes focados e a reunião organizada. Se tiverem mais tempo que o planejado, não prolongue o assunto mais que o necessário.
Escolha a equipe que participará da reunião
Se a pauta for problemas e melhorias relacionados ao TI da empresa, de nada adianta convocar a equipe de segurança, financeiro ou o marketing, por exemplo. É preciso clareza em relação a quem deve, ou não, estar presente na discussão de um projeto, pois a união de pessoas de diferentes áreas instiga o distanciamento e dispersa os participantes.
Por outro lado, se a equipe convocada para a reunião tiver expertise no assunto, é possível que surjam muitas ideias, soluções e sugestões inovadoras. Afinal, entrosamento e domínio do assunto podem acrescentar muito para discussões específicas. No entanto, se precisar da ajuda de outras áreas, não hesite em pedir.
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Inovar nas apresentações
Existem algumas formas de organizar reuniões que podem torná-las mais interessantes, ajudar em um brainstorm ou em uma decisão importante. Especialistas têm recomendado cada vez mais trabalhar em pé ao menos duas horas diárias. Esse hábito pode melhorar a circulação sanguínea, a postura e até mesmo a concentração. Com essas pesquisas surgiram também algumas técnicas aplicáveis ao dia a dia, como as standup meetings. A dinâmica consiste em fazer pequenas reuniões em pé, como avisos financeiros, apresentação dos resultados do mês, feedbacks para a equipe. Essa dinâmica também estimula a participação de todos os envolvidos.
Ata da reunião
Organizar uma boa reunião vai muito além pensar em técnicas para torná-la mais ágil e produtiva, é preciso pensar em como será útil mesmo depois que todos já tiverem ido para casa. Eleja uma pessoa responsável por anotar tudo o que é falado nas reuniões para a elaboração de atas. Caso não seja possível anotar o que os participantes falam, é válido utilizar um gravador para registrar as conversas. Dessa forma, os documentos poderão ser consultados sempre que for necessário.
Essas 5 dicas são simples que costumam ser esquecidas no dia a dia, mas com disciplina e foco é possível tornar as reuniões da sua empresa rápidas e eficazes. Mantenha contato com seus funcionários para integrar melhor a equipe e fortalecer a comunicação com o grupo. Quer mais dicas para aumentar a produtividade para você e seu negócio? Clique aqui e confira!
