Você já deve ter ouvido que um bom planejamento é a base de tudo no mundo corporativo, certo? Só que, muitas vezes, o planejamento acaba sendo negligenciado em detrimento da correria do dia a dia – e a falta dele pode estar implicando em perda de tempo ou desorganização da equipe. Logo, é importante reservar um tempo para planejar a semana. Isso não ajuda apenas no fluxo de trabalho, mas também na hora de medir resultados.
Como fazer um planejamento semanal
Comece estabelecendo as prioridades e objetivos para aquela semana – o que precisa ser feito impreterivelmente? E por quem? Defina bem os fluxos de trabalho e saiba delegar. Lembre-se também de trabalhar com metas possíveis e objetivas. Ou seja, não tente colocar mais tarefas do que você e sua equipe conseguem cumprir apenas como forma de motivação, pois isso pode resultar no contrário, ou seja, no desânimo e frustração.
Algo que pode ajudar no estabelecimento da cultura do planejamento semanal é padronizar de que forma isso será feito. Os objetivos e metas serão colocados em uma planilha? Em um sistema interno da empresa? Em algum aplicativo de organização corporativa? Por mais irônico que seja, a organização da organização também é importante – esses dados de planejamento serão usados no futuro, para pensar e estabelecer metas de longo prazo.
E, claro, há metas e objetivos que devem ser pessoais e outras que devem ser pensadas em equipe, há metas mais subjetivas e outras objetivas, com base em números. Tenha as suas e estimule sua equipe a tê-las também, para que se crie essa cultura organizacional.
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Use a tecnologia a seu favor
Hoje em dia, existem muitas ferramentas que podem ajudar no planejamento e definição de metas de uma empresa. Elas podem ser úteis tanto para quem trabalha sozinho quanto para quem muitos colaboradores – basta descobrir qual se encaixa melhor no dia a dia da sua empresa. O próprio Google tem muitas ferramentas gratuitas que podem ajudar nesse processo, sendo que tudo pode ser compartilhado. O Google Calendar permite organização de agendas, compromissos e horários. Já o Google Drive permite criação de documentos, apresentações e planilhas.
Há outros aplicativos muito usados no meio corporativo que também permitem a organização de fluxos de trabalho, o que ajuda a mensurar prazos e resultados. Entre eles estão Evernote, Trello e Pipefy.
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Meça e avalie seu planejamento
A organização semanal serve, primordialmente, para otimizar os processos de trabalho. Mas é também uma ferramenta poderosa para medir resultados – as metas semanais estão sendo cumpridas ou não? Se não, o que pode ser feito para que sua empresa chegue lá? As metas estão irreais ou há algum problema no fluxo de trabalho? Sempre registre tudo isso, pois esses dados ajudam muito no planejamento de longo prazo.
E se o planejamento semanal da empresa está todo feito, que tal pensar também em confraternizações com a equipe? A interação entre os colaboradores pode fazer do ambiente um local muito mais agradável para se trabalhar.
