Quando falamos em reuniões corporativas – sejam elas internas, só com a equipe, ou com potenciais clientes/parceiros de negócios – é claro que o que mais importa é o que será discutido durante aquele intervalo de tempo. Mas você já parou para pensar em como é possível otimizar esses momentos de forma que todos saiam satisfeitos? Ou então já parou para pensar nas reuniões que foram mais eficazes e motivadoras para você? Muito provavelmente elas se deram em espaços agradáveis, em que todas as partes envolvidas se sentiram à vontade para dar novas ideias e discutir.
Mas de que forma o ambiente influencia nas reuniões?
Bom, uma coisa é certa – quando as pessoas se sentem desmotivadas, produzem menos. Logo, um ambiente físico agradável é essencial para qualquer reunião produtiva. E muitos fatores influenciam nisso – limpeza, disposição e ergonomia dos móveis, organização dos materiais…
Estabelecer algumas regras internas para manter o ambiente organizado pode ser uma boa – além de ser uma ação mais perene, uma vez que não será necessário reorganizar tudo a cada reunião. Por mais que, no início, seja um pouco mais trabalhoso, é algo que será muito útil no médio e longo prazo. Além disso, a forma como um cliente enxerga sua empresa e a impressão que tem em uma reunião influencia muito na visão que tem de você e sua equipe como profissionais.
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Como organizar o ambiente
Muitas empresas apostam no 5S, uma famosa filosofia de origem oriental que pode ajudar nesse processo. Basicamente, ela prega que o ambiente deve ser:
- Organizado e livre de objetos desnecessários
- Arrumado, com cada coisa em seu lugar específico
- Limpo
- Padronizado, ou seja, com um sistema próprio de organização, para que o fluxo se mantenha dessa forma
- Disciplinado, para que todos os passos anteriores se mantenham funcionando no dia a dia
Pense na sala de reuniões
Mesmo que, depois disso tudo, o ambiente esteja organizado e agradável como um todo, também é importante também investir em uma sala para reuniões. Ela deve ser pensada especificamente para apresentação de projetos, com mobiliário prático, ergonômico e funcional.
E claro, que esteja de acordo com sua área de atuação e equipada com as ferramentas que serão usadas durante aquela apresentação. Ou seja, cheque o funcionamento da internet – e deixe a senha à vista de todos -, cabos de energia, iluminação.
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Ambiente organizacional
É claro que nem tudo se resolve com mudanças no mobiliário ou organização de objetos e documentos. Em um ambiente organizacional, é essencial que as pessoas que trabalham ali – e que passam muitas horas juntas – sintam-se bem e motivadas para crescer em conjunto. Não esqueça de investir também em técnicas para que tudo flua bem no ambiente de trabalho – aqui damos algumas dicas de como fazer isso.
